Terug naar de basis. Zorg dat je werkplek is opgeruimd. Het is zoveel fijner om te werken aan een opgeruimd bureau. Misschien hanteert jouw werkgever een clean desk policy of werken jullie volledig digitaal. Geloof me, er zijn nog heel veel bureaus in Nederland die vol liggen met: losse papieren, gestapelde bakjes die uitpuilen, lege koffiekopjes en glazen, oude telefoonhoesjes, post-it stickers op beeldschermen, snoeren, pennen en andere prularia. Wil je het goed aanpakken? Plan dan ruim tijd in voor deze opruimklus. De tijd die je nu investeert win je echt weer terug.
Hoe? Lees je hieronder:
- Maak je bureau en ladeblok zo leeg mogelijk. Leg de spullen voor nu even in een doos of bak.
- Bewaar het volgende op je bureau: Computer – Telefoon – Postbakjes – Takenlijst of To do blok – Termijnmap – Papieren waar je mee bezig bent.
- Ruim alle overige spullen op in je ladeblok of in de kast. Hoe leger je bureau hoe, minder afleiding en meer rust. En bewaar alleen dat wat je echt gebruikt. Zoals bijvoorbeeld: Pennen – Potloden en puntenslijper – Paperclips – Nietmachine en nietjes – Plakband – Lijm – Post-its – Liniaal – Markeerstift – Rekenmachine – Schaar – Perforator – Elastiekjes – Batterijen.
- Bewaar in een andere lade of in een bakje op een plank in de kast dicht bij je bureau: Insteekhoesjes en een Kladblok of tot do blok. Bewaar kabels, snoertjes en opladers ook bij elkaar. Leg ze in een doosje in een lade of in de kast.
Let op! Je lade is geen voorraadkast. Een paar extra spullen is handig voor direct gebruik. Alles wat je meer heb leg je terug in het magazijn of breng je naar de afdeling Facilitair.
- Er bestaan natuurlijk verschillende opbergsystemen. Maak je gebruik van hangmappen. Geef elke map een duidelijke naam zodat je in één oogopslag ziet wat je nodig hebt. Bewaar hier dan bijvoorbeeld het volgende: Lijsten met codes, sneltoetsen, plattegronden en andere handige zaken – Stickervellen en etiketten – Aantekeningen – Je plannen/ideeën – Gebruiksaanwijzingen en handleidingen – Urenregistratie en vakantieoverzichten.
Bewaar jij jou documenten digitaal, maak dan mappen aan, geef ze een duidelijke naam en sla ze op een voor jou, logische manier op.
- Dan kun je nu je archiefkast opruimen. Maak onderscheid tussen documenten die je dagelijks gebruikt en dingen die je af en toe nodig hebt.
- Houd dat wat je dagelijks nodig hebt binnen handbereik. Plaats dit tussen heup- en schouderhoogte in de kast. Zo kun je er makkelijk en snel bij. De overige documenten plaats je op de onderste of bovenste plank in de kast.
- Voorzie alle mappen van een duidelijke naam. Dan zoek je minder lang.
Houd ruimte in je lades en kasten. Pak ze voor maximaal 75% vol. Zo houd je overzicht. Nu je werkplek is opgeruimd is het de kunst om hem opgeruimd te houden. Een opgeruimde werkplek werkt veel efficiënter! Ruim gedurende de werkdag direct op wat je hebt gebruikt. En plan aan het einde van je werkdag een opruim ronde in. Leg dan alles terug op de vaste plek. Zo kun je de volgende dag op een frisse werkplek starten.
Nu nog doen!
